دنیای الکترونیک

واژهای در جامعه امروز پراکنده شده که به سرعت جامعه را در برگرفته و انسانها را به سمت خود هدایت میکند واژهایی همچون : 

تکنولوژی  رشد   توسعه   استراتژی     برنامه کاری    ایمیل    اینترنت  و............  

وقطعا مقاومت کردن در مقابل اینگونه تحولات بنوعی مواجه شدن با حیات و مردن انی است بنابراین برای جلوگیری از مرگ جامعه و سمت دهی برنامه ها مسلما باید مفاهیم اولیه کاربردی اینگونه ابزار را اموزش دیده و برای استفاده از انها گامهای اساسی را برداشت چرا که عدم برنامه ریزی در این مسیر میتواند از سرعت توسعه بشدت کاسته و جهت گیری را دچار تزلزل کند . 

با این مقدمه مطلبی را در زمینه نحوه استفاده از پست الکترونیکی یا همان ایمیل مطالعه کردم که خدمتان ارائه میدهم : 

یکی از ابتدایی‌ترین راه‌های ارتباط بین افراد در اینترنت ایمیل کردن است. شما از ایمیل برای ارتباط با وبلاگنویسان دیگر و یا دوستانتان استفاده می‌کنید ، پروژه درسی خود را برای استادتان ایمیل می‌کنید و یا شاید شما با مشتریانتان از طریق ایمیل ارتباط دارید.

مشخصا شما نیز هر از چندگاهی ایمیل می‌زنید و یا روزانه با ایمیل‌های زیادی سر و کار دارید که نیاز به پاسخ دارند، اگر شما هم می‌خواهید در ارسال و یا پاسخ به ایمیل‌هایتان حرفه‌ای عمل کنید، پیشنهاد می‌کنم همچنان با من تا انتهای این مطلب همراه باشید :

۱- از عنوان بامعنی استفاده کنید

همانطور که با دیدن عنوان یک مطلب وبلاگ ، شما تصمیم می‌گیرید آن مطلب را اول بخوانید یا نخوانید، عنوان یک ایمیل نیز باید بگونه‌ای باشد تا شخص دریافت کننده از بین انبوهی از ایمیل‌ها ، موضوع ایمیل شما را دریافت کند.

مثلا اگر شما سوالی در مورد طراحی دارید و می خواهید در این مورد به من ایمیل بزنید ، استفاده از عنوان “سوالی در مورد طراحی” قطعا بهتر از “سلام امین جان” است.

۲- از حاشیه‌ها بپرهیزید و سر اصل موضوع بروید

وقتی در حال نوشتن ایمیل هستید، روی نوشته‌ی خود تمرکز داشته باشید و از نوشتن اطلاعات و لینک‌های غیر لازم خودداری نمایید ، شخص دریافت کننده ایمیل شاید ده‌ها ایمیل در روز می‌بایست بخواند و پاسخ دهد، پس با سر اصل مطلب رفتن، هر دو سریع‌تر به مقصود برسید.

۳- چند نمونه ایمیل برای پاسخ داشته باشید

اگر روزانه و یا معمولا سوالات مشابه و تکراری از شما پرسیده می‌شود، با صرف زمانی یک ایمیل پیش نویس تهیه کنید و در فولدر Draft خود نگهداری کنید و در زمان دیدن ایمیل مشابه، با فرستادن کپی ایمیل پیش‌نویس شده برای مخاطب، سریع‌تر پاسخ دهید.

۴- به ایمیل‌های خود با طمانینه پاسخ دهید

از ایمیل پیش‌نویس شده برای سوالات تکراری و معمولی استفاده کنید، اما زیاده‌روی نکنید و همه چیز را اتوماتیک نکنید، بعضی از ایمیل‌ها نیاز به توجه بیشتری دارند، پس با گذاشتن وقت بیشتر بر روی آنها سعی کنید اطلاعاتتان را بیشتر و بهتر در اختیارشان بگذارید.

۵- پینگلیش ننویسید

خواندن ایمیل هایی که بصورت پینگلیش (فارگلیسی) نوشته شده‌اند ، سخت و پرمکافات است، از این رو سعی کنید ایمیل‌های خود را پینگلیش ننویسید، چرا که بعضی وقت‌ها سر از فولدر زباله‌دان در می‌آورد.

۶- اول ایمیل‌هایتان را بخوانید بعد ارسال کنید

قبل از اینکه دکمه ارسال را بفشارید، ایمیل خود را یکبار مرور کنید، شاید کلمه ای را اشتباها غلط نوشته باشید و یا نیاز به اضافه و کم کردن مطالبی داشته باشید، مطمئنا مخاطب شما از اینکه ایمیل بی‌غلطی برایش ارسال کنید خوشحال می‌شود.

۷- در ایمیل‌هایتان از اسمایلی استفاده نکنید

در ایمیل‌های کاری و یا سفارشات بهتر است از مختصرنویسی و یا اسمایلی ( مانند :) ) استفاده نکنید، ممکن است مشتری و یا رئیس شما اینگونه فکر کند که شما در رابطه با کار آنها به اندازه کافی جدی نیستید.

۸- مواظب رنگ بندی‌ها باشید

ایمیل خود را زیاد از حد با رنگ‌ها و فونت‌های مختلف آرایش نکنید، اگر زیاد از رنگ‌ها استفاده کنید، امکان دارد ایمیل شما اسپم شناخته شود. از چارچوب معمول استفاده کنید، پس‌زمینه سفید با فونت مشکی بهترین گزینه است.

۹- جمله‌های کوتاه بنویسید

ایمیل می‌بایست به سادگی خوانده و مطالب آن درک شود، فکر نکنید اگر نثر مسجع بنویسید، مخاطب از خواندن آن لذت می برد، سعی کنید جملات را کوتاه و ساده انتخاب کنید .

۱۰- ایمیل های گروهی را در قالب BCC بفرستید

برخی مواقع لازم می شود ایمیل گروهی برای دوستان، مشترکان و یا مشتریانتان ارسال کنید، دقت کنید نشانی ایمیل افراد را در قالب BCC درج کنید، تا شخص دریافت کننده ایمیل قادر به دیدن ایمیل مخاطبان شما نباشد. قطعا مخاطبان شما دوست ندارن ایمیلشان بدست اسپمرها بیفتد، پس بیشتر دقت کنید.

ایمیل های گروهی را در قالب BCC بفرستید

11- برای پاسخ دادن به ایمیل‌هایتان از Reply استفاده کنید

۱- سعی کنید برای پاسخ دادن به ایمیل هایتان از گزینه Reply استفاده کنید، این کار باعث می شود پاسخی که به آن ایمیل می زنید، با ایمیل قبلی مجموعه ای را تشکیل دهند، و اگر ایمیل هایتان زیاد بود و موضوع را فراموش کردید، با رجوع به ایمیل های قبلی موضوع گفتگو دستتان بیاید.

11 نکته‌ای که باید قبل از ارسال هر ایمیل به آن توجه کنیم

2- برخی مواقع ایمیل‌های گروهی برای ما ارسال می‌شود، که نیاز به پاسخ دارد، مثلا مخاطب سوالی را در قالب ایمیل گروهی از چندین نفر دیگر به غیر از ما نیز پرسیده است، در زمان پاسخ‌دهی به این ایمیل‌های گروهی می‌بایست دقت کنیم که اگر Reply to all کنیم ایمیل ما برای دیگر افراد نیز فرستاده می‌شود، اگر پاسخ شما به دیگر افراد مربوط نمی شود، از گزینه Reply استفاده کنید و پاسخ خود را فقط برای مخاطبتان ایمیل کنید.

اگر پاسخ شما به دیگر افراد مربوط نمی شود، از گزینه Reply استفاده کنید

درضمن توصیه می‌کنم وقتی عصبانی هستید ایمیل نزنید.